PDF barrierefrei machen: der vollständige und aktuelle Leitfaden
Der Unterschied liegt nicht im Erscheinungsbild der Datei. Eine barrierefreie und eine nicht barrierefreie PDF-Datei können auf den ersten Blick identisch aussehen. Der Unterschied liegt in den Tags.
Introduction
This Privacy Notice aims to clearly and transparently explain which personal data we collect when you visit our website, why we collect it, how we use it, and what Your rights are.
We process your personal data in accordance with Regulation (EU) 2016/679 (GDPR) and applicable national data protection laws. We are committed to ensuring that all processing activities are carried out in accordance with the principles of lawfulness, fairness, transparency, data minimization, integrity, and confidentiality.
Specifically, in this notice you will find information about:
-
which data we collect about you and for what purposes;
-
the legal bases on which we process such data;
-
who we may share your data with;
-
how long we retain your data;
-
your rights and how to exercise them.
While we sometimes need Your data for example, to respond to your requests or improve our website), we do so with respect, care and only when truly necessary.
Our Privacy Promises
-
We deeply value your privacy, and for this reason, we guarantee that:
-
We treat your data as if it were our own.
-
We use your data only for the purposes outlined in this notice.
-
We retain your data only for as long as strictly necessary.
-
We do not share your data with third parties without a valid legal basis or your explicit consent.
1. Who Processes Your Personal Data
The Data Controller — that is, the entity that determines the purposes and means of the processing of Your personal data — is AccessiWay S.a.S., with registered office at 7 Rue du Général Henrion Bertier, 92200 Neuilly-sur-Sein registered with the Nanterre Trade and Companies Register under number 914 022 595.
AccessiWay is part of the team.blue group and, in certain cases, acts as joint controller together with team.blue NV, with registered office at Skaldenstraat 121, 9042 Ghent, Belgium. In this context, Your personal data may be shared within the group for statistical, administrative, operational, and service improvement purposes.
AccessiWay and team.blue have defined their respective roles and responsibilities under a joint controllership agreement pursuant to Article 26 of the GDPR, ensuring full compliance with data protection regulations.
For more information regarding joint controllership or to exercise Your rights, you may contact AccessiWay via email at the following email addresses:
📧 legal.fr@accessiway.com or info@accessiway.com.
2. Who This Privacy Notice Applies To
This notice applies to:
-
users who browse the website www.accessiway.com,
-
individuals who contact us through the form available on the website or via email;
-
users who interact with tools we have implemented (e.g. widgets, cookies);
-
individuals who, through the website or other channels, access external platforms or third-party entities through which they may submit a job application (e.g. recruiting portals or employment agencies).
-
In such cases, the privacy notices of the third parties involved — independent from AccessiWay — also apply.
3. What Data We Process
To manage your interaction with our website, we may process the following categories of personal data:
-
Identification and contact details such as name, surname, company, job title, email address, and phone number.
-
These data may be partially processed through our customer relationship management (CRM) system.
-
Data relating to your interaction with our services such as information collected via the website or through Hubspot, such as communication history, preferences, requests, and commercial or technical notes.
-
Technical data such as IP address, device type, operating system, browser, access times, and other data automatically recorded by our systems or servers.
-
Browsing data and preferences such as collected via cookies or similar technologies, in accordance with the choices expressed through the cookie consent banner.
-
Application data such as personal information included in your CV or other documents submitted through third-party platforms (e.g. professional experience, education, contact details).
-
These data are processed by AccessiWay only after being transmitted by the third party, which remains autonomous in the initial processing.
4. Purposes and Legal Basis of Processing
We process Your personal data in compliance with Regulation (EU) 2016/679 (GDPR) and applicable national data protection laws. Your data may be processed for the following purposes:
-
Technical operation of the website
We process technical data, using technical cookies and similar tools, to allow You to access the site, view it correctly, and ensure it functions properly (e.g. browsing, content loading, storing preferences).
📌Legal basis: this processing is necessary to provide a service requested by the user, pursuant to Article 6(1)(b) of the GDPR. Your consent is not required for these cookies.
-
Handling contact or support requests
When you send us a request — via the contact form or by email — we process your data to respond and provide the information requested.
📌 Legal basis: this processing is necessary to take steps at your request prior to entering into a contract, pursuant to Article 6(1)(b) of the GDPR.
-
Compliance with legal obligations
In certain cases, we may need to process your data to comply with legal obligations, such as tax, accounting, or IT security requirements.
📌 Legal basis: this processing is based on compliance with a legal obligation, pursuant to Article 6(1)(c) of the GDPR.
-
Statistical analysis and website improvement
We use analytical tools (e.g. analytical cookies) to collect aggregated data in order to understand how the website is used and to improve its content and functionality.
📌 Legal basis: we process this data only with your freely given and specific consent, pursuant to Article 6(1)(a) of the GDPR.
-
Marketing and Profiling
If you authorize us to do so, we may use your data to send you promotional communications or provide personalized content (e.g. through profiling cookies).
📌 Legal basis: this processing is carried out only with your explicit consent, pursuant to Article 6(1)(a) of the GDPR. You may withdraw your consent at any time without affecting the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal.
-
Management of job applications through third parties
We may receive job applications via third-party platforms (e.g. job portals) or through recruitment agencies. In such cases, we process the submitted data to assess your suitability for the proposed role.
📌 Legal basis: this processing is necessary to take steps at your request prior to entering into a contract, pursuant to Article 6(1)(b) of the GDPR.
Note: the privacy policies of the third-party platforms or agencies involved also apply, independently of AccessiWay.
5. Cookies and Tracking Tools
This website uses a cookie management system provided by iubenda, which allows you to:
-
view a full and transparent list of the cookies in use;
-
modify or withdraw your consent at any time;
-
access the complete Cookie Policy, integrated in the cookie widget.
You can manage your preferences by clicking on the cookie widget icon located at the bottom left corner of every page on the site.
Technical cookies are necessary and therefore enabled by default. Other non-essential cookies (analytical, profiling) are only enabled with your consent.
For more information, please refer to the full Cookie Policy accessible from the cookie widget.
6. Use of accessWidget
This website integrates accessWidget, an automated accessibility tool developed by accessiBe Ltd. and distributed by AccessiWay. The widget allows users to personalize their browsing experience based on their needs.
When the user activates the widget, their IP address is technically transmitted, but:
-
it is not stored, tracked, or associated with identifiable individuals;
-
it is anonymized via a proxy located in the European Union;
-
it is not used for profiling or marketing purposes.
📌 Legal basis: provision of a service requested by the user (Article 6(1)(b) of the GDPR).
7. Data Security
We adopt appropriate technical and organizational measures to ensure the security, integrity, and confidentiality of the personal data we process. These measures are designed to prevent unauthorized access, loss, disclosure, or alteration of your data. In particular, we implement:
-
secure connections via HTTPS (SSL/TLS);
-
authentication systems and access control;
-
access limitation and internal access tracking mechanisms;
-
regular audits and verification procedures;
-
continuous updates to systems and security measures according to the level of risk.
8. Data Retention
Your personal data is stored only for the time strictly necessary to achieve the purposes for which it was collected. Specifically:
-
Contact data: up to 10 years if relevant for contractual or legal purposes;
-
Technical and browsing data: according to what is outlined in the Cookie Policy;
-
Marketing data: until consent is withdrawn.
9. Your Rights (Data Subject Rights)
As a data subject, you may exercise the rights provided under Articles 15–22 of the GDPR at any time. In particular, you have the right to:
-
Obtain confirmation as to whether or not your personal data is being processed and access such data (right of access);
-
Request the rectification of inaccurate personal data or the completion of incomplete data (right to rectification);
-
Request the erasure of your data, if the conditions set out in the GDPR are met (right to erasure);
-
Obtain restriction of processing where applicable (right to restriction);
-
Object to the processing of your data, in whole or in part, under certain circumstances (right to object);
-
Receive your data in a structured, commonly used, and machine-readable format, and, where technically feasible, have it transmitted directly to another controller (right to data portability);
-
Withdraw your consent at any time, without affecting the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal.
📧 You can exercise Your rights at any time by contacting us at: legal.fr@accessiway.com.
🔗 If you are located in France and believe that the processing of your personal data violates applicable law, you have the right to lodge a complaint with the French Data Protection Authority (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés – CNIL) via the website: www.cnil.fr.
*If you have difficulty accessing our form, please feel free to contact us. Send an e-mail to info@accessiway.com
Der Unterschied liegt nicht im Aussehen der Datei. Eine barrierefreie und eine nicht barrierefreie PDF-Datei können auf den ersten Blick identisch wirken. Der Unterschied versteckt sich in den Tags.
PDF ist das Format, in dem wir Verträge, Bilanzen, Handbücher, Formulare und Broschüren teilen. Ist eine PDF-Datei nicht barrierefrei, hören Screenreader-Nutzer:innen nur eine Abfolge von Wörtern ohne Reihenfolge, stumme Bilder und unlesbare Tabellen: Ein Teil des Inhalts bleibt unerreichbar.
Sie barrierefrei zu machen heißt, diese digitalen Barrieren zu entfernen. In diesem Leitfaden zeigen wir dir, was eine barrierefreie PDF-Datei ausmacht, warum das seit dem European Accessibility Act zählt, wie du sie Schritt für Schritt erstellst und wie du prüfst, ob die Arbeit gut gemacht ist.
Was ist eine barrierefreie PDF-Datei?
Eine barrierefreie PDF-Datei ist ein Dokument, das Menschen mit Behinderungen selbstständig lesen, verstehen und nutzen können, mit Hilfe von assistierenden Technologien und Hilfsmitteln.
Das bedeutet, dass sie so gestaltet sein muss, dass alle Inhalte zugänglich sind, einschließlich Texte, Bilder, Tabellen und Grafiken, auch über assistierende Technologien wie Screenreader und taktile Geräte.
Was ist der Unterschied zwischen einer barrierefreien und einer nicht barrierefreien PDF-Datei?
Der Unterschied liegt nicht im Aussehen der Datei.
Eine barrierefreie und eine nicht barrierefreie PDF-Datei können auf den ersten Blick identisch wirken. Der Unterschied liegt in den Tags: einer unsichtbaren Struktur, die assistierender Technologie mitteilt,
was eine Überschrift ist,
was ein Absatz ist,
in welcher Reihenfolge die Inhalte gelesen werden,
welche Bilder beschrieben werden müssen.
Eine PDF-Datei ohne Tags ist ein Bild von Text. Eine PDF-Datei mit Tags ist ein navigierbares Dokument.
Das Recht auf Zugang zu digitalen Dokumenten betrifft besonders Menschen mit Sehbehinderungen. Für die Erstellung von Dokumenten gibt es zwei maßgebliche Standards.
WCAG und PDF/UA: die beiden Standards für barrierefreie PDF-Dateien
Die Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) sind die globale Referenz für die Barrierefreiheit digitaler Inhalte, veröffentlicht vom W3C: Sie legen fest, was eine Person mit einem Inhalt tun können muss. PDF/UA, formal ISO 14289, ist der spezifische Standard für das PDF-Format.
Während die WCAG die Anforderungen auf Inhaltsebene definieren, legt PDF/UA fest, wie diese Anforderungen innerhalb der Datei umgesetzt werden: technische Struktur, Tags, Lesereihenfolge und Metadaten, die die PDF-Datei für assistierende Technologien lesbar machen.
Die beiden Standards ergänzen sich. Diese Tabelle fasst ihre jeweiligen Rollen zusammen:
WCAG und PDF/UA im Vergleich
Aspekt | WCAG 2.1 AA | PDF/UA (ISO 14289) |
Was geregelt wird | Die Inhalte: was Nutzer:innen wahrnehmen und tun können müssen | Das Format: wie die PDF-Datei technisch aufgebaut sein muss |
Beispiel für eine Anforderung | Alternativtext, ausreichender Kontrast, logische Reihenfolge | Korrekte Tags, semantische Struktur, Dokumentmetadaten |
Geltungsbereich | Übergreifend für Web und Dokumente | Spezifisch für PDF |
Die höchste Stufe der Barrierefreiheit erreicht man, wenn beide Standards gemeinsam angewendet werden. 2024 erschien PDF/UA-2 (ISO 14289-2) für PDF 2.0, doch PDF/UA-1 bleibt der am weitesten verbreitete Standard.
Warum barrierefreie PDF-Dateien seit dem European Accessibility Act Pflicht sind
Die Barrierefreiheit von Dokumenten war lange eine freiwillige gute Praxis. Seit dem 28. Juni 2025 ist sie für einen großen Teil der Privatwirtschaft gesetzliche Pflicht.
Was der European Accessibility Act für PDF-Dateien vorschreibt
Seit dem 28. Juni 2025 ist der European Accessibility Act (EAA) in Kraft, die Richtlinie (EU) 2019/882. In Deutschland wurde sie durch das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) in nationales Recht umgesetzt, in Österreich durch das Barrierefreiheitsgesetz (BaFG).
Herunterladbare Dokumente fallen in den Geltungsbereich: E-Commerce-Websites müssen barrierefreie Dokumente wie PDF-Dateien bereitstellen, korrekt strukturiert, mit lesbarem Text und Alternativtext für Bilder und Grafiken.
Der technische Referenzstandard für elektronische Dokumente ist die Norm EN 301 549, die ihrerseits auf den WCAG basiert.
Für den E-Commerce-Sektor haben wir die vollständigen Anforderungen des European Accessibility Act ausführlich behandelt.
Die Bußgelder nach dem BFSG reichen bis zu 100.000 Euro; zuständig ist die Marktüberwachungsstelle der Länder für die Barrierefreiheit von Produkten und Dienstleistungen (MLBF) mit Sitz in Magdeburg. In Österreich sieht das BaFG Verwaltungsstrafen bis zu 80.000 Euro vor, hier ist das Sozialministeriumservice zuständig.
Von den meisten Pflichten ausgenommen sind nur Kleinstunternehmen, also Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitenden oder einem Jahresumsatz von höchstens 2 Millionen Euro.
Der geschäftliche Wert geht über die Konformität hinaus
Ein barrierefreies Dokument erreicht ein breiteres Publikum: Menschen mit Behinderungen, ältere Menschen, Personen mit geringer digitaler Kompetenz und alle, die unter nicht idealen Bedingungen lesen. Das verbessert die Erfahrung für alle und lässt sich von Suchmaschinen leichter indexieren, denn ein strukturierter, getaggter Text ist ein Text, den Maschinen besser lesen.
Wie sich diese Pflicht auswirkt, unterscheidet sich von Branche zu Branche, etwa bei digitalen Bankdokumenten, Versicherungspolicen, Versorgungsunternehmen oder im Bildungsbereich.
Wie du eine barrierefreie PDF-Datei erstellst: die praktischen Schritte
Der Großteil der Arbeit passiert vorgelagert, im Erstellungswerkzeug (Word, InDesign, Google Docs), bevor du als PDF exportierst. Ein guter Start reduziert den späteren Aufwand deutlich.
Schritt 1: Strukturiere das Dokument mit echten Überschriften
Überschriften sind kein "größer gemachter" Text, sondern das Gerüst, mit dem ein Screenreader zwischen Abschnitten wechseln kann. Nutze echte Formatvorlagen für Überschriften (Überschrift 1, Überschrift 2 und so weiter) in hierarchischer Reihenfolge, ohne Ebenen zu überspringen. Das ist der Eingriff mit dem größten Einfluss auf die Navigierbarkeit.
Schritt 2: Füge Bildern Alternativtext hinzu
Jedes Bild, das Informationen trägt, braucht einen präzisen und nützlichen Alternativtext. Dekorative Bilder (Trennlinien, Hintergründe, ästhetische Icons) müssen als solche markiert werden, damit assistierende Technologie sie ignoriert, statt sie vorzulesen.
Schritt 3: Lege die Lesereihenfolge fest
Die Reihenfolge, in der Inhalte auf dem Bildschirm erscheinen, stimmt nicht immer mit der Reihenfolge überein, in der sie von assistierender Technologie gelesen werden, besonders bei mehrspaltigen Layouts oder Seitenboxen. Prüfe und korrigiere die Lesereihenfolge, damit das Dokument auch für Menschen, die es nicht sehen, einen logischen Sinn ergibt.
Schritt 4: Kümmere dich um Links, Tabellen, Kontrast und Sprache
Einige Feinheiten wiegen mehr, als sie scheinen:
Verwende beschreibende Links ("Jahresbericht 2025 herunterladen") statt "hier klicken", was ohne Kontext nichts aussagt.
Markiere die Tabellenüberschriften, damit jede Zelle beim Lesen verständlich bleibt.
Sorge für ausreichenden Kontrast zwischen Text und Hintergrund und verlasse dich nie allein auf Farbe, um eine Information zu vermitteln.
Lege die Dokumentsprache fest, damit der Screenreader die richtige Aussprache verwendet.
Wie du die Barrierefreiheit einer PDF-Datei prüfst
Gut zu erstellen ist die halbe Arbeit. Die andere Hälfte ist die Prüfung der Barrierefreiheit der PDF-Datei, denn manche Probleme zeigen sich erst bei der Kontrolle. Am besten kombinierst du automatisierte Werkzeuge mit menschlicher Prüfung.
Führe eine automatisierte Prüfung durch
Zwei verbreitete Referenzen sind der PDF Accessibility Checker (PAC), kostenlos und auf den PDF/UA-Standard abgestimmt, und die integrierte Barrierefreiheitsprüfung in Adobe Acrobat Pro. Beide melden fehlende Tags, Bilder ohne Alternativtext und Strukturprobleme in Sekunden.
Führe die menschliche Prüfung durch
Das Matterhorn-Protokoll, die Validierungsreferenz für PDF/UA, listet 136 mögliche Kriterien für Nichtkonformität: 89 lassen sich automatisch prüfen, 47 erfordern eine manuelle Inspektion und ein fundiertes menschliches Urteil. Eine sinnvolle Lesereihenfolge, die Qualität der Alternativtexte und der tatsächliche Kontrast sind Aspekte, die zuverlässig nur eine Person beurteilen kann.
Teste die PDF-Datei mit assistierenden Technologien
Navigiere das Dokument mit einem Screenreader und nur mit der Tastatur. Das ist der Test, der der realen Erfahrung von Nutzer:innen am nächsten kommt.
Werkzeuge und Lösungen für große Mengen
Für ein einzelnes Dokument sind die bisher genannten Schritte manuell machbar. Bei größeren Mengen (Archive mit Hunderten von PDF-Dateien, automatisch generierte Transaktionsdokumente, laufende redaktionelle Prozesse) reicht manuelle Arbeit nicht mehr aus, und es braucht dedizierte Prozesse.
Automatisierung und künstliche Intelligenz (KI) helfen bei den Phasen Tagging, Strukturerkennung und Behebung großer Dateimengen und reduzieren Zeit und Kosten. Was bleibt, sind die Tätigkeiten, die menschliches Urteil erfordern, insbesondere bei den 47 Kriterien, die keine Software allein validieren kann.
Accessiway unterstützt Teams mit der PDF Solution Suite, die Technologie zur Behebung mit fachkundiger Prüfung verbindet, um Dokumente, einzeln oder im Archiv, zur Konformität mit den Barrierefreiheitsstandards zu bringen.
Wie wichtig sind barrierefreie PDF-Dateien für die externe Kommunikation?
Barrierefreiheit für alle: Barrierefreie PDF-Dateien ermöglichen es Menschen mit Sehbehinderungen oder anderen körperlichen Einschränkungen, Zugang zu Informationen zu haben. Das trägt dazu bei, dass alle Nutzer:innen die gleichen Chancen haben, Inhalte zu empfangen, zu verstehen und zu nutzen, die in diesem Format kommuniziert werden sollen. Barrierefreiheit ist außerdem ein grundlegendes Prinzip der Inklusion und der Menschenrechte, wie es das Übereinkommen der Vereinten Nationen über die Rechte von Menschen mit Behinderungen festlegt.
Einhaltung der Vorschriften: Viele Länder, einschließlich der Europäischen Union, haben Gesetze und Vorschriften erlassen, die die Barrierefreiheit digitaler Inhalte vorschreiben, einschließlich PDF-Dokumenten, wie den European Accessibility Act. Deutschland hat dazu das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) erlassen, Österreich das Barrierefreiheitsgesetz (BaFG), beide seit dem 28. Juni 2025 in Kraft. Werden diese Vorschriften nicht eingehalten, drohen Bußgelder oder rechtliche Schritte. Deshalb ist es wesentlich, die Konformität mit den Barrierefreiheitsstandards sicherzustellen, um rechtliche Probleme zu vermeiden und das Engagement für Inklusion zu zeigen.
Verbesserung des Unternehmensimages: Ein Unternehmen oder eine Organisation zu sein, die Barrierefreiheit und Inklusion fördert, wirkt sich positiv auf das Image und den Ruf der Marke aus. Echtes Engagement für alle Arten von Nutzer:innen zu zeigen, einschließlich Menschen mit Behinderungen, schafft wachsendes Vertrauen und Markentreue in der Öffentlichkeit.
SEO und bessere Online-Sichtbarkeit: Die Erstellung barrierefreier PDF-Dateien kann sich auch positiv auf die Online-Sichtbarkeit von Inhalten auswirken. Suchmaschinen wie Google bewerten nämlich die Barrierefreiheit digitaler Inhalte. Eine barrierefreie PDF-Datei kann daher ein besseres Ranking in den Suchergebnissen erzielen als ein nicht barrierefreies Dokument und so die Sichtbarkeit und Indexierung des Inhalts fördern.
Kurz zusammengefasst
Um eine PDF-Datei barrierefrei zu machen, zählen drei Punkte mehr als alle anderen:
Barrierefreiheit entscheidet sich in den Tags, nicht im Aussehen. Ein vorgelagert strukturiertes Dokument (Überschriften, Alternativtext, korrekte Lesereihenfolge) ist bereits auf halbem Weg.
Es gibt zwei Referenzstandards: WCAG für die Inhalte, PDF/UA für das Format. Zusammen angewendet decken sie auch die Pflichten des European Accessibility Act ab.
Die Prüfung braucht Maschine und Mensch: automatisierte Checker decken vieles ab, menschliches Urteil bleibt bei den heikelsten Kriterien notwendig.
Du kannst mit einem kostenlosen Audit starten, um dir ein erstes Bild vom Zustand deiner Dokumente zu verschaffen.
Inhalt, der mit Unterstützung künstlicher Intelligenz erstellt und einer menschlichen Überwachung und Überprüfung unterzogen wurde.
Redaktion
Alt-Text ist das allererste Erfolgskriterium in den Web Content Accessibility Guidelines (WCAG): Erfolgskriterium 1.1.1, „Nicht-Text-Inhalte", verlangt, dass jeder nicht-textliche Inhalt eine gleichwertige Textalternative hat.
Digitale Barrierefreiheit
Redaktion
Eine aktuelle Accessiway-Analyse der konsumentenorientierten Websites von 19 DAX-Unternehmen zeigt:
• Trotz klarer Vorgaben durch das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG): Im Durchschnitt verfehlen die untersuchten Websites mehr als drei der neun geprüften WCAG-Kriterien
• Häufigste Barrieren: Mängel bei der Reflow-Darstellung, den Farbkontrasten und der Textvergrößerung
• Fehlerhafte automatisierte Tests: Viele digitale Barrieren bleiben unentdeckt
Digitale Barrierefreiheit
Author
Eine barrierefreie Website stellt sicher, dass alle Menschen einschließlich derer mit Einschränkungen digitale Inhalte ohne fremde Hilfe wahrnehmen, bedienen und verstehen können. Durch die Umsetzung der WCAG-Richtlinien lassen sich Angebote problemlos per Tastatur oder Screenreader navigieren und bieten zudem gut lesbare Kontraste sowie passende Textalternativen.
Digitale Barrierefreiheit