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Un'azienda inclusiva: l'importanza del PDF accessibili nella comunicazione esterna

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Nell'era digitale odierna, l'inclusività legata all’accessibilità è diventata un valore essenziale per qualsiasi azienda che voglia avere un impatto positivo sia all’interno del proprio ambiente di lavoro, che in quello delle relazioni pubbliche. Con il tema dell'accessibilità al centro della Corporate Social Responsibility, le imprese devono assicurarsi che anche le loro tecniche di comunicazione siano progettate per soddisfare le diverse esigenze del pubblico.

Un aspetto cruciale di questo aspetto è la creazione di documenti PDF accessibili: anche il reparto Comunicazione e i dipartimenti che si occupano della Content Creation in azienda possono, così, dimostrare il loro impegno per l'inclusione, raggiungendo al contempo un pubblico più ampio e in maniera più efficace. 
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L'accessibilità nel campo digitale si riferisce alla progettazione e allo sviluppo di prodotti, servizi e contenuti che possono essere accessibili e utilizzati da individui con disabilità.

I file PDF (Portable Document Format) sono universalmente utilizzati per la distribuzione di vari tipi di documenti sia all’interno che verso l’esterno dell’azienda, ad esempio tramite brochure, report e materiali marketing. Tuttavia, i PDF spesso presentano problematiche per le persone con disabilità a livello di accesso ai contenuti, soprattutto a coloro con limitazioni della vista o con disabilità cognitive.

Come rendere i propri documenti aziendali più accessibili? 

Per garantire un approccio inclusivo alla comunicazione verso il pubblico, il reparto Comunicazione e i dipartimenti che si occupano di Content Creation devono considerare i seguenti punti chiave:

• Struttura e navigazione del documento: nella creazione di un PDF è fondamentale stabilire una struttura chiara e logica utilizzando titoli, sottotitoli e una formattazione adeguata. Questa struttura consente agli screen reader di navigare efficacemente il documento e di poter saltare da un elemento all’altro, fornendo alle persone cieche e ipovedenti la possibilità di accedere al contenuto in maniera agevole.
  
  
• Alternative testuali per le immagini: le immagini e i grafici svolgono un ruolo importante nei materiali di comunicazione, ma possono essere inaccessibili anche per le persone cieche o ipovedenti. Includere descrizioni testuali alternative (testi alternativi) per le immagini consente ai lettori per le persone cieche di descriverle a coloro che non possono vederle direttamente. Il testo alternativo dovrebbe essere conciso, descrittivo e comunicare lo scopo o il significato dell'immagine in poche parole.
  
  
• Contrasto dei colori e leggibilità del carattere: le scelte di UX e UI possono cambiare notevolmente la leggibilità di un documento PDF. È necessario assicurarsi che il contrasto dei colori tra il testo e lo sfondo soddisfi gli standard delle linee guida WCAG, per facilitare la lettura del contenuto alle persone daltoniche o con problematiche visive. Occorre, inoltre, scegliere caratteri leggibili, evitando caratteri con forme o caratteristiche che potrebbero ostacolare la leggibilità.
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• ‍Linguaggio chiaro e italiano semplice: la comunicazione deve utilizzare un linguaggio chiaro e conciso, evitando parole complesse o termini tecnici. L'uso di un linguaggio semplice aiuta le persone con disabilità cognitive e quelle la cui prima lingua potrebbe non essere quella utilizzata nel documento a comprendere più facilmente le informazioni. Meglio utilizzare frasi semplici e lineari, evitando espressioni idiomatiche o un linguaggio troppo astratto.
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• Descrizioni dei collegamenti ipertestuali sono spesso inclusi nei PDF per fornire informazioni aggiuntive o per rimandare i lettori a risorse esterne. A frasi generiche come "clicca qui" o "leggi tutto", nei link, meglio preferire collegamenti ipertestuali che forniscano da subito informazioni significative sulla destinazione o sullo scopo del collegamento. Questa pratica aiuta gli utenti che navigano nei documenti con gli screen reader, fornendo loro un contesto chiaro per ogni collegamento ipertestuale.
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• Accessibilità dei moduli: se un PDF include moduli o elementi interattivi, bisogna assicurarsi che siano progettati tenendo conto dell'accessibilità. I campi dei moduli devono avere etichette e istruzioni appropriate e devono essere navigabili attraverso i comandi da tastiera. Fornire moduli accessibili consente alle persone con disabilità di interagire correttamente e in maniera più agevole con i contenuti proposti e di essere più autonomi.
  
  

Quali vantaggi ha l’accessibilità dei documenti PDF nella comunicazione?

Seguendo i punti passati in rassegna nel paragrafo precedente, quindi, si possono creare PDF accessibili per un pubblico più ampio, promuovendo l'inclusività e rafforzando l'impegno dell'azienda nei confronti della diversità. Un approccio inclusivo alla comunicazione non solo va a vantaggio delle persone con disabilità, ma migliora anche l'esperienza complessiva degli utenti e può portare a una percezione positiva della propria azienda o ente.

Inoltre, impegnarsi nella produzione di PDF accessibili dimostra l'impegno a rispettare le normative europee sull’accessibilità standard di accessibilità. Queste linee guida forniscono un quadro completo per garantire l'accessibilità digitale e vengono sempre più spesso adottate come requisiti legali in molti Paesi.

In conclusione, mentre le aziende si impegnano a diventare più inclusive, è essenziale considerare l'accessibilità dei materiali di comunicazione. La creazione di documenti PDF accessibili è un passo fondamentale per raggiungere un pubblico più ampio e per rendere più fruibili e accessibili a tutti i contenuti prodotti.